系統導入情境(一) – 紙本病歷導入Dr.Vet POS

/系統導入情境(一) – 紙本病歷導入Dr.Vet POS
系統導入情境(一) – 紙本病歷導入Dr.Vet POS2018-09-29T22:12:37+00:00

紙本病歷導入 Dr.Vet 會員寵物+POS+商品 模組

一、情境分析與導入評估 :(請針對現有運作是否符合以下狀況)

(1) 醫院一直以來都是紙本病歷。

(2) 沒有使用過任何電子病歷或管理系統。

(3) 我不太會用電腦打字,查詢寵物資料檔案都是用客人的手機或市話後四碼。

若有2項以上符合,建議您找尋我們來協助您的帳務客戶管理做更完善的整合。

二、紙本病歷優點:

(1) 書寫記錄寵物病況資料很快,想寫什麼想畫什麼隨心所欲,快速也方便。

(2) CBC 及 生化 各種血液體檢查單據,全部都是用熱感紙或印表機印出,夾(貼)在病歷裡面直接跟飼主溝通。

(3) 寵物若有需要留院觀察,紙本病歷直接放在固定處或籠子附近,就近取用紀錄。

三、營運潛在風險:

(1) 紙本病歷不見:

  • 傳統式電子病歷管理不當也可能不見,在系統更新時,不被作業系統支援也可能發生。Dr.Vet 透過Google雲端伺服器(GCP)管理,可定期替客戶執行伺服器備份,大幅降低因院內硬碟故障、區域網路異常或內部網路中毒過慢等窘境。
  • ※近期成功不斷電營運 ╴2017 年8月15日全台灣大停電,Dr.Vet 依然運作順暢不停擺,透過手機分享的4G網路提供筆記型電腦連線運作,穩定提供服務,院內運作不間斷。

(2) 紙本病歷歸檔放錯:

  • 每一次不小心歸錯檔,所需找尋的時間動輒15-30分鐘 (需要動員大量人力翻箱倒櫃大搜索)。除了歸檔的問題,紙本病歷儲存資料也要小心 ,檢驗設備紙大多為熱感紙,會因摩擦或1-2年褪色甚至消失,且因法規規定,病歷的保存需5年,在裝潢空間的配置要有一定的空間來收納並分類保管,無形中佔據許多空間與動線規劃。

四、Dr.Vet 會員寵物+POS+商品模組 導入優點:

(1) 會員(飼主)消費紀錄:

  • Dr.Vet 的POS架構,可以讓您快速找到不同日期該飼主來院所的結帳及購買紀錄。
  • 若飼主需要找上一次買的周邊用品,如:處方飼料,但是忘記包裝樣子跟名稱;保健品,忘記產品名,可查詢過往任何一筆口服藥的收費紀錄,不會發生飼主爭議疑問『醫生你上次算我多少錢』,或刻意利用院內交接失誤等原因要求折價『某某醫師上次算我多少錢』等。

(2) 商品模組:

  • 有國際條碼的商品像超商一樣用條碼掃描器即可讀出商品資訊。
  • Dr.Vet 定期更新商品檔,讓最新的商品資訊可以在系統中查詢,市場上常見的處方飼料、動物用藥品、保健品等,皆會建檔後讓使用者自動更新,無需花費大量時間為了刷條碼而耗時建檔。
  • 您只需花些時間,將 貴院希望銷售的產品金額修改好即可。特殊包裝商品可能無國際條碼,Dr.Vet依然會建檔,使用時利用POS頁面的商品搜尋關鍵字即可檢索。DrVet營運系統定期更新商品檔時,不會更動到已建過的檔案,您無需擔心更新過的商品檔每次都要重新定價。

(3) 銷售人員 可設定一人或多人結帳紀錄:

  • 醫院若無醫師個別績效,採團體模式,可僅設定銷售人員為 XXX。
  • 若有多人或想知道每位同事一定程度的銷售KPI,可採用設定多位銷售人員,銷售業績明細表資料可依自訂日期區間(可設定日別、周別、月別、年別) 匯出成Excel進行計算。

五、紙本病歷醫院工作模式導入建議:

(1) 步驟一 :建立客戶會員寵物資料或調閱紙本病歷時使用 Dr.Vet

  • 客戶結帳時櫃檯電腦始終開啟1頁POS畫面,用觸控螢幕或滑鼠選擇 服務項 Ex: CBC+生化6項+7天口服藥+注射針1劑+掛號+診察。銷售類商品用條碼掃 Ex: 一錠除 犬新寶 蚤不到 等等。

(2) 步驟二:收費結帳選擇 (收款可依不同收款方式分開算最後合併加總)

  • 現金 : 跟客戶收取現金後 -> 按『現金』
  • 信用卡 : 按 『信用卡』 (已跟國泰世華銀行機器串接,需刷卡的金額會自動連動到信用卡機,無須自行按金額)感應式信用卡機可使用VISA Wave ,  Apple Pay , Google Pay 等等。刷卡完成後資料會拋回POS,再按結帳,資料即會寫入當日銷售業績明細表中。
  • 匯款(或可自行修改 ex: 餘額 待付款) : 情境 -> 客戶當下無法支付全額費用,只帶100元。『現金』:按100,『匯款』:按剩下餘額。
  • 優惠券:醫院可能有辦些活動 如 折價券 或是 員工福利等,建議key 在此項目,查詢銷售業績明細表或匯出時,可整體知道優惠額整體是多少。
  • ※申請信用卡機前請跟 DrVet 開發團隊確認信用卡機型及 POS機 .dll檔(設備串接)。

(3) 硬體設備說明

  • POS機:一般的電腦主機配螢幕或觸控螢幕電腦都可當POS機使用。有專門的整套POS機也可,螢幕需至少1280*1024以上解析度顯示較佳。
  • 收據機:選擇RS232規格收據機 + RS232轉USB連接器,請暫勿選直接USB輸入的收據機無實測過。可快速輸出診察明細(藥名不會輸出),減少客戶與院方處置項目費用疑慮,串接EPSON TM-T 系列收據機 (優先選TM-T88 or TM-T82)。
  • 收銀機:POSIFLEX 收銀機,或是有開鎖控制器也可。POS畫面按 『錢櫃』按鈕,收銀機即會開啟,必須有收據機才可串接收銀機
  • 條碼掃描器:任何有支援常用一維條碼掃瞄器皆可,推薦使用 7-11 或 全聯 用的 Honeywell 桌面式條碼掃描器。

以上硬體部分若有需要洽購,可轉介紹硬體廠商負責維護保固及現場安裝所需相對應的 .dll檔。使用現有電腦硬體,若想試著自行接設備,可以跟台灣糧品 DrVet 開發團隊聯繫。